Assistante de gestion – accueil (H/F) CDI – Réf : 040
Référence : 040
Etablissement : BUC RESSOURCES – En savoir +
Régime de travail : CDI – Plein Temps
Localisation : BUC RESSOURCES 1 Bis rue Louis Massotte 78530 BUC
Date de prise de fonction : Dès que possible
Poste pouvant faire l’objet d’aménagement pour personne reconnue travailleur handicapé : Oui
Contexte :
BUC Ressources est un centre Régional de formation aux métiers de l’éducation spécialisée, de l’accompagnement social, médico-social et de l’aide à la personne intégré au cadre associatif de la Sauvegarde des Yvelines, qui gère 36 établissements sociaux et médico-sociaux, BUC Ressources exerce sa compétence dans les formations initiales et supérieures dans une perspective de promotion et de sécurisation des parcours. Sa mission se situe dans le cadre du schéma des formations professionnelles de la Région Ile-de-France.
Votre mission :
Sous l’autorité de la coordinatrice de site, l’assistant de gestion adm – accueil anime et organise un espace d’accueil et d’information. Il accueille le public, l’écoute et recueille sa demande, l’informe et le dirige. L’activité s’exerce en relation avec différents services et en contact avec le public. L’aspect relationnel est une caractéristique de la fonction. L’assistant de gestion adm – accueil est amené à travailler en équipe.
Missions principales :
- GESTION DE LA RESIDENCE Enregistrement des nouveaux résidents (année, mois, semaine…) et des fiches administratives des résidents. Etablissement des fiches de séjour et encaissement des redevances et sommes dues Gestion des dossiers résidants pour la caisse d'allocation familial (APL) Suivi et enregistrements des règlements et préparation pour la comptabilité (remise de chèques) Suivi de la logistique (suivi des commandes relatives à la résidence) et de la maintenance SAV Gestion du planning d'occupation et tableaux de bord correspondants Suivi du ménage des chambres, conjointement avec la Sté prestataire en charge du nettoyage Saisie et suivi des données dans le progiciel de gestion de la résidence.
- GESTION DE LA CAISSE RESTAURANT Création des cartes prépayées et rechargement des cartes et/ou vente des tickets à l’unité Mise à jour des données dans le progiciel de gestion du restaurant, Tenue de la caisse du restaurant, clôture quotidienne et clôture fin de mois Gestion des zones correspondantes sur le site internet de l'école
- GESTION DU PLANNING DES SALLES Gestion de l’attribution des salles de cours en fonction des plannings de cours de toutes les filières de l’établissement. Travail de concertation avec les différents pôles pour l’attribution des salles de cours.
Missions en tant que suppléant :
- ACTIVITÉS POUR LE PUBLIC : Accueil du public et orientation sur le site et répondre à leurs besoins - Réception téléphonique : assurer l’aiguillage vers le bon interlocuteur, la transmission, la prise de message ou la communication d’une adresse email dédiée.
- GESTION DU PARC D’IPRIMANTES
- INTERVENANTS ET RESPONSABLES PEDAGOGIQUE : Mise en place du matériel informatique dans les salles de cours à la demande des intervenants. Mise en place de la salle NTIC. Photocopie des supports pédagogiques. Gestion des feuilles d’émargement. Intendance des piles/batteries rechargeables pour le matériel (Souris, Clavier, micro…). Gestion des cloisons mobiles salles de cours.
- POUR LES ETUDIANTS : Inscriptions des étudiants pour les conférences - Mise à disposition des attestations de présence Etablissement des certificats de scolarité et distribution des cartes d’étudiant (sous réserve de la validation par le service administratif et financier)
- INTERFACE ENTRE LES ETUDIANTS ET LES RESPONSABLES DE PROJETS
- ECONOMAT Recueil des besoins de fournitures de l'ensemble des salariés pour la réalisation de la commande mensuelle - Commande de fourniture gestion du stock et réassort - Renseigner sur l’état du matériel des salles et en rendre compte à son responsable.
- ADMINISTRATIF : Réception du courrier et transmission vers les différents services. Affranchissement et envois de courriers - Gestion de la machine à affranchir (vérification de l’état du matériel, mise à jour) - Mise en forme de divers documents à l’aide de la relieuse.
Profil recherché :
- Qualités relationnelles et rédactionnelles, sens des responsabilités, prise d’initiative, capacité à travailler en autonomie et en équipe.
- Bonne maîtrise de l’outil informatique et en particulier du pack office et d’Outlook.
- Titulaire d’un BAC+2 dans les domaines du tertiaire.
- Débutant(e) accepté(e)
- Niveau Technicien supérieur de la CCN 1966. Salaire à définir selon profil.
Ce que nous offrons :
- Salaire selon Convention 66 (Entre 1860 et 2500 euros/mois)
- Restaurant de l’établissement
- Des possibilités de mobilités internes au sein de tous nos établissements répartis sur tout le territoire des Yvelines
- Congés trimestriels
- Un milieu de travail dynamique et stimulant
- Congés de la CCN 66
Postuler :
Vous pouvez également envoyer votre CV et lettre de motivation directement à :
Madame ZAFERA Chargée RH et Qualité
